Kabar Lamongan – Departemen Informasi dan Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Airlangga (UNAIR), menggelar kegiatan pengabdian masyarakat bertajuk “Penguatan Kapasitas Ibu PKK dalam Pengelolaan dan Perlindungan Dokumen Vital Berbasis Digital”.
Kegiatan tersebut berlangsung pada Sabtu, 26 September 2026, di Pendopo Balai Desa Kabalan, Kecamatan Kanor, Kabupaten Bojonegoro. Desa Kabalan sendiri merupakan wilayah yang dilintasi aliran Sungai Bengawan Solo, sehingga rawan terdampak bencana hidrometeorologi.
Bencana tersebut meliputi banjir, kerusakan tanggul, hingga cuaca ekstrem seperti hujan deras dan angin kencang. Kerentanan inilah yang mendorong Departemen Informasi dan Perpustakaan melaksanakan kegiatan ini.
Pengelolaan dan perlindungan arsip keluarga kerap luput dari perhatian ketika bencana melanda, dan hal itulah yang menjadi sorotan acara.
Acara dibuka dengan doa bersama, menyanyikan lagu Indonesia Raya, Hymne Airlangga, dan Mars PKK. Setelah itu, Ketua Pengabdian Masyarakat dan Kepala Desa Kabalan menyampaikan sambutan.
Memasuki acara inti, para peserta yang merupakan Ibu PKK lebih dulu diajak memahami bahwa dokumen dan arsip adalah dua hal yang berbeda. Arsip sendiri memiliki jenis, fungsi, dan kegunaan yang berbeda-beda.
Meski begitu, semuanya sama-sama memerlukan perlindungan dan pengelolaan sesuai standar agar tetap aman dan dapat diakses kapan pun dibutuhkan, termasuk saat situasi darurat seperti banjir.
Tiga Materi Kegiatan
Tim Pengabdian Masyarakat menghadirkan tiga materi utama yang masing-masing dibawakan oleh pemateri berbeda.
Materi pertama, “Klasifikasi Arsip”, menjadi pembuka sekaligus pengenalan bahwa pengorganisasian arsip memiliki standar dan ketentuan yang harus dipenuhi agar tujuan pengelolaan arsip tercapai sempurna. Materi ini disampaikan oleh Mega Putri Mahadewi, S.IIP., mitra alumni dalam pengabdian masyarakat kali ini.
Materi kedua, “Nilai Guna Ekonomi Dokumen Vital”, disampaikan langsung oleh Elsa Yustika Putri, S.M., M.SM., Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNAIR. Ia menekankan arsip vital sebagai “uang dingin” keluarga. Artinya, pengelolaan arsip yang sistematis dapat menentukan nilai jual aset dan mencegah sengketa.
Ia juga memaparkan risiko luapan Sungai Bengawan Solo yang dapat merusak kertas dan berujung pada terhambatnya bantuan pemulihan serta pengurusan administrasi.
Materi ketiga menjawab kebutuhan lanjutan, sebab pengelolaan dan perlindungan arsip tidak cukup sampai di situ. Faisal Fahmi, S.Pd., M.Sc., Ph.D., Dosen Departemen Informasi dan Perpustakaan, menjelaskan proses digitalisasi arsip melalui pemindaian (scan) serta langkah praktis penamaan file.
Ketiga pemateri dijembatani oleh satu moderator, Hendro Margono, S.Sos., M.Sc., Ph.D., yang juga Dosen Departemen Informasi dan Perpustakaan. Ia berhasil membangun suasana yang meriah selama kegiatan berlangsung.
Alasan dan Tujuan Kegiatan
Ketua Pengabdian Masyarakat, Zulfatun Sofiyani, S.IIP., M.Hum., mengatakan tema ini sengaja dipilih sebagai simbol ketahanan keluarga di tengah ancaman bencana.
“Melalui kegiatan ini kami ingin ibu-ibu PKK tidak hanya mendapatkan pengetahuan, tetapi juga bisa langsung mempraktikkan di rumah dan membagikannya kepada keluarga terutama terkait dokumen vital, cara menyimpannya dengan aman melalui Tas Siaga Arsip serta membuat salinan digital menggunakan smartphone,” ujar Zulfa dalam sambutannya.
Antusiasme dan Harapan Peserta
Antusiasme peserta terlihat dari banyaknya pertanyaan, terutama saat sesi tanya jawab. Dian, salah satu Ibu PKK yang hadir, mengaku kegiatan ini membuka matanya tentang pentingnya menyimpan dokumen dengan aman. Ia juga berharap kolaborasi dengan UNAIR tidak berhenti di hari itu saja.
“Kegiatan ini sangat bermanfaat, terutama bagi keluarga dalam penyimpanan dokumen. Semoga bisa kolaborasi kembali, ditunggu pengabdian dari Universitas Airlangga berikutnya,” ucapnya di akhir acara.
Sejalan dengan SDG 11
Dari sisi keberlanjutan program, kegiatan ini sejalan dengan SDG 11 (Sustainable Cities and Communities), khususnya poin 7 tentang pengembangan kampung tangguh bencana dan perubahan iklim.
Souvenir berupa Tas Siaga Arsip (TSA) yang diterima peserta mendukung target tersebut karena berfungsi sebagai jalur evakuasi dokumen penting saat bencana. Sementara itu, alih media digital dan pencadangan data di cloud storage menjadi strategi adaptasi jangka panjang bagi warga di kawasan rawan banjir seperti Desa Kabalan.
Melalui kegiatan ini, Departemen Informasi dan Perpustakaan UNAIR berharap, Desa Kabalan dapat berkembang menjadi kampung yang lebih siap menghadapi bencana. Harapan lainnya, tumbuh budaya tertib arsip yang menjaga stabilitas ekonomi dan hak-hak keluarga di masa mendatang.
